POLITICA DE RETENȚIE (STOCARE) A DATELOR PERSONALE

 

  1. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal obținute de la clienții Asociației sau acordate de aceștia, este:

ASOCIATIA MOȘIA BUNICILOR

Adresa sediului social: Str. Răspântiilor nr.6, etaj Parter, apartament 2, Sector 2, București;

Ne puteți contacta prin:

Adresa: Str. Răspântiilor nr.6, etaj Parter, apartament 2, Sector 2, București;

Telefon: 0761.116.035

E-mail: date.personale@mosiabunicilor.ro.

În cadrul prezentei Politici, Operatorul datelor cu caracter personal va fi denumit „MOȘIA BUNICILOR ” sau „Asociația”.

 

2. General

Nevoia de a păstra date cu caracter personal variază în funcție de tipul de date care sunt prelucrate în cadrul Asociației. Unele date pot fi șterse imediat, iar altele trebuie să fie stocate până în momentul în care utilitatea viitoare a acestora nu mai este o posibilitate.

Există cazuri în care datele cu caracter personal sunt stocate o perioada limitata de timp, termenele de stocare fiind astfel impuse de reglementările legale aflate în vigoare, aplicabile la nivel național sau al Uniunii Europene.

În alte cazuri, termenele de stocare trebuie să fie stabilite de către fiecare organizație în parte, în funcție de activitatea acesteia, ținând cont de principiile de prelucrare a datelor prevăzute în cadrul Regulamentului UE 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (cunoscut prin acronimul englezesc „GDPR”). Deoarece stabilirea de către Asociație, a termenelor de prelucrare si de retenție  a datelor personale poate fi un demers oarecum subiectiv, implementarea unei Politici de retenție este importantă pentru a se asigura că regulile implementate la nivelul Asociației privind stocarea datelor sunt aplicate în mod constant în întreaga organizație.

În orice caz, prevederile GDPR și ale Legii 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului General privind Protecția Datelor, vor fi respectate de către Asociație în cadrul activităților de stocare a datelor cu caracter personal prelucrate.

3. Politica de stocare

Domeniul de aplicare al prezentei Politici acoperă toate datele Asociației, respectiv datele stocate în sistemele informatice ale acesteia, datele furnizate de Asociație în mass-media, datele închiriate sau provenite din colaborările și parteneriatele contractuale, indiferent de locația (sediul Asociației sau punctul de lucru) în care aceste date sunt prelucrate.

Politica de stocare din cadrul MOȘIA BUNICILOR este un instrument care oferă garanția că cerințele GDPR, legile și reglementările relevante din domeniul protecției datelor cu caracter personal sunt respectate. Această Politică, se referă, în principal, la principiul limitării reținerii în timp a datelor cu caracter personal prelucrate și care presupune stocarea acestora numai pentru o perioadă de timp necesară scopurilor pentru care datele sunt procesate. Politica de stocare (retenție) a datelor personale este destinată în primul rând ca o resursă favorabilă activității Asociației, care va aloca perioade de retenție relevante în toate domeniile de activitate și departamentele Asociației, permițând desfășurarea activităților de eliminare/ștergere a datelor personale într-o manieră consecventă și controlată.

 

4. Solicitări cu privire la Politica de stocare a datelor personale (retenție)

Prezenta Politică este aplicabilă persoanelor fizice în calitate de rezidenți ai MOȘIA BUNICILOR si respectiv aparținătorii persoanelor vârstnice rezidente, dar și reprezentanților partenerilor noștri contractuali atât în calitate de Operatori de date cu caracter personal în relație cu MOȘIA BUNICILOR sau în calitate de Persoane împuternicite de Operator, conform Regulamentului General privind Protecția Datelor.

Stocăm și prelucrăm datele personale numai în cazurile în care ne-ați furnizat voluntar aceste date, cum ar fi prin contactarea Asociației prin orice mijloc de comunicare pus la dispoziție de noi, prin completarea unui formular de contact online sau prin semnarea unui Contract de încheiere si prestare de servicii.

În măsura în care aveți solicitări sau întrebări legate de perioadele de stocare a datelor dumneavoastră personale în cadrul Asociației MOȘIA BUNICILOR, vă rugăm să contactați Asociația, utilizând adresa de e-mail sau numărul de telefon susmenționate.

 

5. Motivele care justifică stocarea pe termen lung a datelor personale la nivelul MOȘIA BUNICILOR

Asociația nu își propune să adopte o abordare de genul „salvează totul”. Considerăm că o astfel de regulă nu este practică sau eficientă din punct de vedere al costurilor și ar reprezenta o povară excesivă pentru tot personalul Asociației și în special pentru departamentul IT care ar gestiona o cantitate tot mai mare de date. Cu toate acestea, anumite date trebuie să fie păstrate pe termen lung, pentru a proteja interesele Asociației, pentru a salva dovezi cu privire la prelucrarea sau ștergerea conform legii si a prezentei Politici, a datelor cu caracter personal prelucrate, dacă MOȘIA BUNICILOR  consideră că este necesar și în general, pentru a ne conforma bunelor practici ale domeniului în care activăm. Unele dintre cele mai importante motive pentru stocarea pe termen lung a datelor în cadrul MOȘIA BUNICILOR, sunt următoarele:

  • Prelucrarea unor date cu caracter personale speciale, considerate „sensibile”;
  • Potențialele Reclamații privind calitatea serviciilor Asociației;
  • Eventuale litigii;
  • Investigarea accidentelor de muncă;
  • Anchetă privind producerea unui incident de securitate;
  • Reglementări legale;
  • Siguranța proprietății intelectuale.
  1. Perioadele de retenție (stocare)

 

Perioadele de stocare a datelor cu caracter personal sunt specificate în tabelul de mai jos și se aplică pentru toate formatele de prelucrare, adică format hârtie și/sau electronic, cu excepția cazului în care se specifică altfel în prezenta Politică.

 

6. Termene de stocare a datelor în relație cu beneficiarii rezidenți și a aparținătorilor sau reprezentanților legali ai acestora:

 DATE CU CARACTER PERSONAL

ȘI INFORMAȚII PRELUCRATE

PERIOADA DE STOCARE (RETENȚIE)
Date personale medicale considerate „sensibile”, aparținând rezidenților: analize medicale, fișe medicale, cardul de sănătate, dosarul medical, evidența medicamentației, informații despre regimul alimentar și alte astfel de date; Pe întreg parcursul derulării Contractului de închiriere și prestări servicii, respectiv pe întreaga perioadă de ședere a persoanei vârstnice în cămin și o perioadă de 50 de ani de la data încetării raporturilor juridice cu beneficiarul rezident;
Date și informații despre documentația în legătură cu sumele achitate de persoanele rezidente (direct de către acestea sau prin intermediul aparținătorilor) către Asociație pentru serviciile prestate și respectiv documentele de plăți realizate de Asociație având în vedere activitatea acesteia: facturi, chitanțe, bonuri fiscale, evidențe contabile, rapoarte de plăți, extrase de cont, etc.; Vor fi stocate pentru o perioadă 10 ani conform legii contabilității pentru fiecare document în parte, indiferent de formatul acestor documente (fizic pe hârtie sau electronic). Termenul de stocare este aplicabil ofertelor transmise prin e-mail și negocierilor de prețuri existente pe același mediu de comunicare.
Contractele de închiriere și prestări servicii semnate, fisele de intrare, procesele verbale și toate celelalte documente care fac parte din pachetul de cazare al unei persoane vârstnice în cămin. Vor fi stocate pe o perioadă de 10 ani de la data încetării valabilității acestora, indiferent de motivul încetării. Documentele care fac parte din formalitățile de cazare în MOȘIA BUNICILOR din  sunt considerate anexe ale Contractului și vor avea aceeași perioadă de valabilitate și respectiv de stocare precum Contractul.
Informațiile de contact ale aparținătorilor persoanelor vârstnice rezidente precum și informațiile de plată ale acestora. Vor fi stocate până la data încetării raporturilor juridice ale Asociației cu beneficiarul Contractului precum și o perioadă de 3 ani de la data încetării valabilității Contractului.
E-mailurile, SMS-urile si orice alte comunicări scrise transmise in relație cu aparținătorii persoanelor vârstnice din cămin, care nu pot fi considerate informații fiscale, contabil sau juridice; Vor fi stocate pe o perioadă de maxim 1 an de la data transmiterii acestora, indiferent că sunt stocate pe format electronic sau format fizic. Asociația poate dedice oricând eliminarea acestor documente în interiorul termenului de stocare susmenționat.
Înregistrările de pe sistemul de supraveghere video CCTV. Funcția de înregistrare curge continuu, imaginile fiind stocate pe o perioadă de 30 de zile apoi vor fi șterse automat cu excepțiile prevăzute de lege și de Politica de supraveghere video aplicabilă la nivelul Asociației.

 

7. Termene de stocare a datelor aparținând reprezentanților partenerilor de afaceri ai Asociației:

DATE CU CARACTER PERSONALȘI INFORMAȚII PRELUCRATE

 

 ACTIVITATEA DE PRLEUCRARE  PERIOADA DE RETENȚIE
NOTIFICĂRI TRANSMISE DE CĂTRE MOȘIA BUNICILOR Notificări transmise de MOȘIA BUNICILOR direct sau prin intermediul partenerilor săi contractuali (facturi, înștiințări de nelivrare a materialelor, bunurilor și produselor necesare pentru desfășurarea activității, etc.) 3 ani de la data transmiterii fiecărei notificări
RELAȚII CU FURNIZORI Contractele încheiate de Asociație cu furnizori 10 ani de la data încetării contractului
RELAȚII CU PARTENERII CONTRACTUALI Contracte de furnizare marfă 10 ani de la data încetării contractului
RELAȚII CU REPREZENTANȚII PARTENERILOR CONTRACTUALI Apeluri telefonice Nu înregistrăm/stocăm apeluri telefonice
RELAȚII CU REPREZENTANȚII PARTENERILOR CONTRACTUALI Cărțile de vizită colectate în cadrul evenimentelor organizate 1 an de la data primirii cărții de vizită, în cazul în care contractul nu mai este valabil

Pentru informații cu privire la termenele de stocare ale unor activități de prelucrare a datelor personale în cadrul Asociației care nu se regăsesc specificate în prezenta Politică, vă rugăm să transmiteți solicitările dumneavoastră pe adresa de e-mail date.personale@mosiabunicilor.ro sau prin accesarea celorlalte mijloace de comunicare puse la dispoziție în cadrul art. 1 și având în vedere condițiile stipulate în cadrul art. 4.

 

8. Planul de retenție

Tabelul care conține perioadele recomandate de păstrare în evidențele Asociației (sisteme sau arhive fizice) a datelor cu caracter personal ale beneficiarilor rezidenți si după caz a aparținătorilor sau reprezentanților legali ai beneficiarilor, este furnizat pentru fiecare categorie de activitate relevantă. Perioada de stocare se aplică în mod implicit tuturor prelucrărilor din categoria respectivă și va fi respectată ori de câte ori este posibil, deși admitem că pot exista circumstanțe excepționale care necesită păstrarea documentelor fie pentru perioade mai scurte, fie mai lungi. În cazul în care prelucrările sau documentele individuale necesită o perioadă de păstrare diferită de cea recomandată, MOȘIA BUNICILOR trebuie contactată pentru a discuta cerințele specifice de stocare.

 

9. Distrugerea datelor

Distrugerea datelor este o componentă esențială în cadrul normelor de stocare a datelor cu caracter personal neutilizate în activitatea viitoare a Asociației de la data la care aceste date nu mai sunt utile. Distrugerea datelor asigură utilizarea în mod eficient a datelor colectate în cadrul activității, ceea ce face ca gestionarea datelor și recuperarea acestora să fie posibilă și rentabilă.

Când perioada de retenție expiră, Asociația trebuie să distrugă în mod activ datele acoperite de această Politică. Dacă un angajat (sau colaborator) care are acces la datele personale prelucrate consideră că anumite date nu ar trebui să fie distruse, acesta/aceasta ar trebui să contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protecția Datelor desemnat sau în lipsa acestuia, a managementului direct al Asociației, astfel încât o excepție de la regulile instituite în prezenta Politică să poată fi luată în considerare. Întrucât această decizie are implicații juridice pe termen lung, excepțiile de la regulă vor fi stabilite doar de un membru sau de personalul de conducere al Asociației.

îi îndrumă în mod special pe angajați (sau pe colaboratori) să nu distrugă date, daca activitatea de eliminare a acestora încalcă această Politică. Distrugerea datelor pe care un angajat (sau colaborator) le poate considera dăunătoare pentru Asociație sau distrugerea datelor în încercarea de a ascunde o încălcare a legii sau a prevederilor prezentei Politici sunt demersuri în mod explicit interzise.

 

10. Solicitările de ștergere a datelor

Puteți solicita ștergerea datelor cu caracter personal trimițând un email pe adresa date.personale@mosiabunicilor.ro în care trebuie să precizați următoarele:

– Datele dumneavoastră de contact pentru transmiterea răspunsului/punctului de vedere al Asociației;

– Numele dumneavoastră;

– Activitățile de prelucrare prin care datele au fost colectate sau procesate (campanii de marketing, promoții, etc.);

– Tipul datelor colectate sau prelucrate pe care doriți să le ștergeți;

– Numărul total de înregistrări la care faceți referire și care trebuie șterse, daca informația este cunoscută.

Termenul de răspuns la solicitarea transmisă este de o lună zile de la data transmiterii solicitării. În măsură în care, complexitatea solicitării dumneavoastră implică necesitatea prelungirii termenului de răspuns pentru o perioadă care nu va depăși încă o lună de zile lucrătoare de la data transmiterii solicitării. În acest sens, un reprezentant al Asociației vă va comunica situația solicitării transmise.

În măsura în care solicitarea transmisă, se va soluționa după evaluarea acesteia în cadrul MOȘIA BUNICILOR cu ștergerea datelor, vom trimite în atenția dumneavoastră un document care reprezintă punctul de vedere al Asociației cu privire la solicitarea transmisă și acțiunile întreprinse, prin mijlocul de comunicare agreat. Documentul va cuprinde cel puțin următoarele informații:

– Scopul/scopurile pe bază pentru care datele au fost prelucrate;

– Date care au fost șterse/eliminate/distruse și activitatea de prelucrare din cadrul MOȘIA BUNICILOR de care acestea au aparținut;

– Numărul de înregistrări eliminate.

Documentul fizic transmis, este semnat de un reprezentant al MOȘIA BUNICILOR și va fi stocat în forma scanată și în format fizic (hârtie), pentru o perioadă de 3 ani de la data transmiterii notificării, urmând ca după această perioadă documentul original să fie distrus și reciclat. Dacă punctul de vedere va fi transmis prin email, acesta va fi stocat pe serverele Asociației o perioadă de 3 ani de la data transmiterii acestuia către Client pe adresa de mail furnizată, apoi va fi șters din arhiva e-mailului.

Dacă trimiteți o solicitare către MOȘIA BUNICILOR  în vederea accesului la activitățile de procesare a datelor dumneavoastră personale în  noastră, vă rugăm să aveți în vedere că, din cauza procesării continue a datelor dumneavoastră personale și luând în considerare rutina stabilită în sistemele noastre pentru ștergerea informațiilor prelucrate în condițiile Politicii de Stocare a datelor, încercăm să vă menținem datele actualizate și exacte în orice moment. Astfel, această procesare de rutină poate implica modificarea sau ștergerea informațiilor personale pe care le procesăm, după ce ați trimis o solicitare către noi. În acest caz, MOȘIA BUNICILOR  va furniza informațiile deținute în momentul în care vă trimitem răspunsul, chiar dacă acestea diferă de informațiile pe care le-am avut stocate la data trimiterii solicitării. Rețineți că ștergerea datelor dumneavoastră personale este o procedură pe care MOȘIA BUNICILOR  ar fi efectuat-o chiar dacă nu ați fi trimis solicitarea.

 

11. Dezvoltare continuă

Perioadele de stocare (retenție) vor fi menținute de către Asociație care va efectua modificări, completări și actualizări, ori de câte ori legislația, orientările Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu caracter Personal sau modificările organizaționale sau structurale ale MOȘIA BUNICILOR, impun aceste schimbări.

 

12. Actualizări

Politică noastră de stocare a datelor personale (retenție) poate fi modificată din când în când (în general, pentru a respecta legislația și practicile privind protecția datelor). Versiunile actualizate vor fi publicate pe pagina noastră web si aduse la cunoștința dumneavoastră prin intermediul Site-ului Asociația sau prin informare directă utilizând mijloacele de comunicare pe care ni le-ați acordat inclusiv în acest scop.

©- MOȘIA BUNICILOR – Versiune: Decembrie 2018